Integritetspolicy Diem Ekonomibyrå AB

Följande policy gäller för Diem Ekonomibyrå AB (Diem Ekonomibyrå).

1 Bakgrund

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att kunna följa och uppfylla ingångna avtal och uppdrag samt fullgöra och administrera våra rättsliga skyldigheter och krav från myndigheter. Vi behandlar inte fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

2 Syfte

Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna policy som utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.

Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

3 Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:

• Namn
• Personnummer
• Adress
• E-postadress
• E-postmeddelanden, både inkommande och utgående med bifogade filer
• Telefonnummer
• Användningshistorik och IP-adress
• Uppgifter i samband med fakturering
• Uppgifter för att uppfylla lagkrav såsom enligt penningtvättslagen
• Uppgifter som du självmant och frivilligt uppger

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Vi får i första hand tillgång till dina personuppgifter genom att du själv uppger dem till oss i samband med att du anlitar en av våra medarbetare. Vi kan även få tillgång på följande sätt:

• Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
• Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida, t.ex. i form av cookies
• Uppgifter som vi får från offentliga register
• Uppgifter som vi får från domstolar och myndigheter
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till våra föreläsningar, seminarier eller andra event
• Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss
• Uppgifter som vi får vid kreditprövning

På vilka sätt och med vilken grund behandlar vi dina personuppgifter?
När du eller någon annan anlitar Diem Ekonomibyrå för ett uppdrag eller på andra sätt tar kontakt med oss kan vi komma att samla in och behandla personuppgifter som rör dig. Behandlingen sker dels med grund att den är nödvändig för våra och klientens berättigade intressen genom en s.k. intresseavvägning, dels med stöd av vårt uppdragsavtal. Vi behandlar även personuppgifter med stöd i lag, s.k. rättslig förpliktelse, såsom t.ex. krav enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och terrorism. I enstaka fall kan även behandling ske med genom att vi har en uppgift av allmänt intresse. Utöver vår behandling av personuppgifter med stöd av intresseavvägning eller rättslig förpliktelse behandlar vi dina personuppgifter med stöd av det avtal du ingår med oss i samband med att du anlitar någon av våra medarbetare. Vi behandlar dina personuppgifter för de uttalade syften som framgår av avtalet och i den utsträckning som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet och leverera våra tjänster.

Vilken information ger vi till dig?
När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskydds-lagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Detta sker i praktiken genom hänvisning till denna policy. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Endast personer som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter och Diem Ekonomibyrås åtaganden ska ha tillgång till personuppgifter.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra incidenter som kan innebära en risk för din integritet. Vi har avtal med våra IT-leverantörer rörande IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vi överför inte personuppgifter till tredje part i andra fall än där vi har uttryckligt stöd i avtal eller annan rättslig grund i denna policy. Som huvudregel överförs inga personuppgifter utanför EU/EES om det inte i det enskilda fallet är nödvändigt för ändamålet med behandlingen. Vid ett sådant fall kommer överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Vi är skyldiga att på begäran lämna ut de personuppgifter som statliga myndigheter samt kommuner eller landsting bedömer vara nödvändiga för att kunna fullgöra sina myndighetsuppgifter.

I vissa fall överförs personuppgifter till våra underleverantörer för t.ex. marknads-föringsinformations- och uppföljnings-ändamål samt för lagring. Se mer om personuppgiftsbiträden i punkt 5 nedan.

Rutiner för gallring
Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla avtalet med dig, bevaka våra rättigheter eller där vi har stöd i lag. Uppgifter som behandlas för att fullgöra lagstiftning och regelverk sparas under den tid som aktuell lagstiftning eller regelverk anger.

Vi har gallringsrutiner utifrån olika behandlingar och ändamål. Personuppgifter om våra kunder gallras t.ex. senast 24 månader efter avslutat uppdrag, om personuppgifterna inte är nödvändiga för rättslig förpliktelse, allmänt intresse eller annan laglig grund där ändamålet för behandling kvarstår. Uppgifter hänförliga till bokföring sparas t.ex. under sju år i enlighet med bokföringslagen. När det gäller jobbansökningar hos oss, så sparar vi efter medgivande ansökningshandlingar, meritförteckningar m.m., i max 24 månader efter att vi fått del av handlingarna.

4 Dina rättigheter

Rätt till information
Du har rätt att få information när dina personuppgifter behandlas. Information om personuppgiftsbehandlingen ska lämnas av oss både när uppgifterna samlas in och när du annars begär det. Information ska dessutom ges till dig t.ex. om det inträffar en personuppgiftsincident hos oss och det finns risk för t.ex. identitetsstöld eller bedrägeri.

Rätt till tillgång
Du har rätt att begära utdrag från Diem Ekonomibyrå och våra register/system gällande vilka personuppgifter om dig som behandlas och i sådant utdrag få besked om vilka personuppgifter om dig som Diem Ekonomibyrå behandlar och hur vi behandlar dessa.

Om du har frågor kring behandlingen av personuppgifterna eller om du upplever att dessa är felaktiga, vill begära rättelse, radering, begränsning eller vill invända mot behandlingen vänligen kontakta oss enligt punkt 6 nedan.

Rätt till rättelse, radering eller begränsning av behandling
Du har rätt att begära att dina person-uppgifter rättas eller raderas. Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas eller att invända mot sådan behandling på sätt som följer av dataskyddsförordningen eller nationell integritetslagstiftning. Efter en sådan begäran prövar vi om det finns skäl för sådan ändring.

Rätt att göra invändningar
Du har rätt att när som helst invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse/intresseavvägning. Du har även alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. Detsamma gäller även för övriga uppgifter som vi behandlas med stöd av ditt samtycke. Du kan alltid återkalla ditt samtycke.

Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll, t.ex. i en annan social medietjänst. Diem Ekonomibyrå är skyldiga att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter. En förutsättning är att vi behandlar personuppgifterna med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal. Det gäller vidare bara sådana personuppgifter som du själv har lämnat.

Integritetsskyddsmyndigheten
Integritetsskyddsmyndigheten är tillsyns-myndighet för behandling av person-uppgifter och dataskydd i Sverige. Du har rätt att inge klagomål kring behandling av personuppgifter till dem. Kontaktuppgifter återfinns på www.imy.se.

5 Personuppgiftsansvarig och våra biträden
Diem Ekonomibyrå är personuppgifts-ansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. Diem Ekonomibyrå anlitar ett antal personuppgiftsbiträden för att kunna utföra våra tjänster och driva vår verksamhet. Du kan vid begäran få ta del av vilka personuppgiftsbiträden vi anlitar genom att kontakta oss enligt punkt 6 nedan.

Diem Ekonomibyrå säkerställer att våra personuppgiftsbiträden behandlar person-uppgifter i enlighet med denna policy och våra interna rutiner.

6 Kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig: Diem Ekonomibyrå AB, org.nr 556671-2583 Adress: Kaptensgatan 6, 749 35 Enköping Telefonnummer: 0171 – 278 50 E-postadress: info@diemekonomi.se

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna policy från tid till annan för att återspegla ändrade lagkrav eller vår behandling.